Сколько хранить личные карточки учета выдачи СИЗ после увольнения работника?
Этот вопрос волнует многих специалистов по охране труда. Разберемся, какой срок хранения личных карточек учета выдачи СИЗ после увольнения сотрудника стоит установить, опираясь на действующее законодательство.
Нормативная база:
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения типовых управленческих архивных документов. Согласно п. 428 этого приказа, списки (ведомости) на выдачу СИЗ хранятся 1 год.
Важно: Прямого указания на срок хранения личных карточек учета выдачи СИЗ нормативные акты не содержат.
Рекомендации и обоснование:
Учитывая, что законом установлен срок хранения списков (ведомостей) на выдачу СИЗ, представляется логичным применить аналогичный подход и к личным карточкам учета выдачи СИЗ.
Рекомендуемый срок хранения: 1 год с даты последней записи в личной карточке (обычно это дата возврата СИЗ при увольнении).
Почему так?
- Личная карточка является своего рода «реестром» выданных и возвращенных СИЗ конкретному работнику. Она отражает историю обеспечения работника средствами индивидуальной защиты.
- Срок хранения в 1 год позволяет закрыть возможные вопросы, связанные с обеспечением СИЗ работника в течение последнего года его работы (например, при возникновении спорных ситуаций).
- Соответствие сроку хранения списков (ведомостей) на выдачу СИЗ снижает риск противоречий при проверках.
Что еще нужно учесть?
- Закрепление во внутреннем ЛНА: Чтобы избежать разногласий и обеспечить единообразие учета, рекомендуем закрепить срок хранения личных карточек учета выдачи СИЗ во внутреннем локальном нормативном акте организации, например, в «Порядке обеспечения работников СИЗ». В этом документе четко пропишите, что личные карточки хранятся 1 год с момента последней записи, которая обычно соответствует дате возврата СИЗ при увольнении.
- Электронный документооборот: Если в вашей организации ведется электронный учет выдачи СИЗ, убедитесь, что система позволяет архивировать устаревшие карточки с соблюдением установленного срока хранения.
В заключение:
Несмотря на отсутствие прямого указания в законодательстве, хранение личных карточек учета выдачи СИЗ в течение 1 года после увольнения сотрудника, закрепленное во внутреннем ЛНА, представляется обоснованным и наиболее разумным решением, позволяющим обеспечить порядок и избежать возможных проблем.
Узнайте больше
Подробную информацию вы найдете на главной странице сайта.
Актуальные материалы и новости доступны в нашей группе ВКонтакте.
Контакты
📧 e-mail: shot-msk@mail.ru
📞 телефон: +7 (920)220-88-98